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bbz 07-08 / 2018Die größte Berliner Personalstelle hat die größten Probleme

Die Zustände in der Personalstelle für Lehrer*innen und weitere Mitarbeiter*innen der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie (SenBJF) sind unzumutbar.

01.07.2018 - ver.di Betriebsratsgruppe in der SenBJF

Die Personalstelle der SenBJF ist mit etwa 255 Beschäftigten mit Abstand die größte Personalstelle im Land Berlin. Für aktuell rund 47.000 Mitarbeiter*innen werden dort die Personalakten geführt. Zurzeit sind von 127 Sachbearbeiter*innen-Stellen 37 Stellen nicht besetzt. Weiterhin sind von 92 Stellen auf der Mitarbeiter*innen-Ebene 13,5 Stellen unbesetzt.

Da die Verfahren zur Stellenbesetzung so langwierig sind, springen Bewerber*innen zwischendurch ab, bevor sie zur Verstärkung eingestellt werden können. Mathematisch hat jede*r Sachbearbeiter*in rund 530 und jede*r Mitarbeiter*in 600 Akten je Vollzeitstellenanteil zu bearbeiten. In der Realität liegt die Aktenrate mindestens doppelt so hoch, weil ständig Stellen unbesetzt sind und Kolleg*innen durch Urlaub oder Krankheit ausfallen.

Ein Drittel ist dauerkrank

So wurde zum Beispiel in 2017 von den etwa 255 Beschäftigten der gesamten Personalstelle 89 Personen ein Präventionsgespräch im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements angeboten. Das bedeutet 89 Mal waren Beschäftigte länger als 42 Kalendertage im Jahr krank – immerhin ein Drittel der dort Beschäftigten. Die vielen Vakanzen und die Krankheitsausfälle insgesamt führen dazu, dass über weite Teile des Jahres nur rund 50 Prozent der möglichen Sach- beziehungsweise Mitarbeiter*innen die Aufgaben für 100 Prozent Personal zu bewältigen haben. Dies ist ein Zustand, der im Interesse der Betroffenen umgehend beseitigt gehört.

Der Personalmangel führt für das Personal zu immer gleichen Erlebnissen: Man ruft an – keine*r geht ran. Man schreibt – niemand antwortet. Man ruft die gesamte Telefonliste durch – die Kollegin, die endlich ans Telefon geht, löst große Freude aus. Leider ist sie nicht zuständig, aber man kann endlich die aktuell brennende Frage stellen und bekommt eine Antwort. Sie wiederum kommt ihrerseits mit ihrem Aufgabengebiet nicht weiter. Denn kaum legt sie auf, erreicht sie der nächste Versuch einer Dienstkraft, die endlich mal jemanden in ihrer Personalstelle erreichen will.

Auf der Seite der Personalstellen-Beschäftigten ergibt sich: Man will einen ordentlichen Job machen – kommt aber kaum hinterher, den aufgelaufenen Berg abzuarbeiten. Ohne telefonfreie Zeiten können die anfallenden Aufgaben nicht in Ruhe erledigt werden. Auch als Neuling bekommt man schnell mit: Die Situation ist belastend und wirkt sich auf die Stimmung aus. Eine grundsätzliche Änderung ist nicht in Sicht. Viele wollen schnell wieder weg, einigen gelingt ein Wechsel in andere Dienststellen oder Aufgabenbereiche.

Die steigende Fluktuation bringt wieder neue Belastungen mit sich, da ständig neue Kolleg*innen eingearbeitet werden müssen. Da die »alten Hasen« schon lange am Ende ihrer Kräfte sind, müssen die Jungen ran. So kommt es, dass Kolleg*innen, die selbst erst zwölf Monate da sind, schon die Neuzugänge anleiten. Die Qualität leidet immens, zumal weder Merkblätter, Checklisten oder Handbücher überreicht werden, noch systematische Gruppenunterweisungen stattfinden.

Hier wird auf Kosten der Leute gespart

Auf diese Art verspielt eine Behörde die Motivation guter Leute; der jungen Menschen, die gut ausgebildet und mit viel Elan und Enthusiasmus in unsere Verwaltung (oder gar in das Berufsleben) einsteigen; und der Beschäftigten, die viele Jahre in der Personalstelle einen guten Job machten und machen, aber ständig über die Grenze gefordert wurden und nun um ihre Gesundheit gebracht werden.
Die Finanzverwaltung wertet jährlich die Kosten-Leistungs-Rechnung aller Berliner Verwaltungen aus und stellte fest, dass die Kosten der Verwaltung einer Dienstkraft in der SenBJF in 2016 berlinweit mit Abstand die geringsten waren. Für die SenBJF wurde ein Wert von 912 Euro je Dienstkraft ermittelt, während der Mittelwert aus allen Senats- und Bezirksverwaltungen bei 1.496 Euro lag.

Unsere Forderung an die verantwortliche Senatorin und den Senat von Berlin:
Sorgen Sie für eine Ausstattung der Personalstelle der SenBJF, die ihrer Aufgabe und Bedeutung entspricht. Um die Personalakten ordentlich führen zu können, muss aus unserer Sicht die Aktenrate unter 250 je Vollzeitmitarbeiter*in liegen. Nur dann ist die Arbeit auch im Vertretungsfall in guter Qualität zu schaffen.

Unsere Forderung an die verantwortliche Fachabteilung:

  • Sorgen Sie für die rasche Besetzung der vakanten Stellen, durch zügige Ausschreibungen beziehungsweise Schalten von Dauerausschreibungen vakanter Stellen, zügige Bearbeitung eingegangener Bewerbungen zur Beschleunigung der Auswahlverfahren.
  • Sorgen Sie für die Schaffung und den Erhalt einer hohen Arbeitszufriedenheit, durch qualifizierte, systematische Einarbeitung der neuen Beschäftigten sowie duch Fort- und Weiterbildungen.
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